Главная / Публикации / Эффективный помощник руководителя-тенденции развития профессии
Эффективный помощник руководителя-тенденции развития профессии
Эффективный помощник руководителя – тенденции (перспективы) развития профессии
Деятельность любой организации может быть представлена как непрерывный цикл по разработке, принятию (выбору) и реализации управленческих решений, от качества и оперативности которых зависит эффективность ее деятельности.
Организация исполнения управленческого решения - составная часть процесса управления, которая следует непосредственно за стадией его выработки и принятия, от которой зависит продуктивность процесса управления в целом. Таким образом, специалисты по организации исполнения управленческих решений, в том числе секретари, помощники руководителя являются важной частью команды управления.
По определению Европейской ассоциации административных профессионалов, роль административного помощника (секретаря), состоит в том, чтобы знать сущность деятельности своего руководителя и уметь значительную часть этой работы брать на себя.
Для того, чтобы понять, кто такой современный секретарь в наш век быстро меняющихся технологий и научно-технического прогресса давайте окунемся в историю профессии.
История профессии
В конце XV века в России появились первые приказы - центральные органы государственной власти, приказное делопроизводство, а также приказные избы, где и зародилась работа с документами, и постепенно формировался слой профессиональных чиновников.
В 1720 году Петром I вместо устаревшей системы приказов были созданы двенадцать коллегий, каждая из которых ведала своей отраслью или сферой управления и подчинялась Сенату. Всю работу определял Генеральный регламент государственных коллегий, подписанный Петром, в котором и был учрежден «секретарский чин».
Генеральный регламент предъявлял достаточно высокие требования: секретарь должен быть образован, знать иностранные языки и законы, соблюдать субординацию и этикет, уметь самостоятельно разбираться в различных ситуациях, знать свое дело до тонкостей.
В 1840 году появились в России первые личные секретари руководителей на крупнейших по тем временам Путиловском и Невском заводах. Вскоре секретари появились и на многих других предприятиях, что стало признанием их необходимости в работе предпринимателей. Руководители предъявляли к секретарям высокие требования, и без специальной подготовки работать становилось все труднее. В 1868 году в Харькове открылись первые секретарские курсы, тогда как подобные учебные заведения в США появились в 1879-м, а в Англии и Франции - в 1900-1907 годах.
Начиная с 1884 года в России издавалось восемь специализированных журналов, а личные секретари регулярно повышали свою квалификацию на различных курсах.
Умели секретари и активно защищать свои права - при их участии в Петербурге был создан профсоюз лиц, занимающихся конторским трудом на торгово-промышленных предприятиях города.
В советское время профессия секретаря пережила бурное развитие в начале 20-х годов. В состав советского государственного аппарата вошла должность «секретарь», которой придавалось большое значение. Многие руководители того времени прекрасно понимали, что именно с секретарями в первую очередь сталкиваются те, кто обращается в органы власти. Секретари руководящих работников часто выполняли организационные функции, следили за качеством подготовки служебных документов, помогали руководителям в приеме посетителей. В те годы издавались специализированные журналы: «Стенография и машинопись», «Вопросы организации и управления», «Техника управления». Сами названия журналов говорят о той роли, которая отводилась секретарям.
С развитием научно-технического прогресса профессия «секретарь» изменилась, она требует многогранных знаний и профессионализма, включает в себя множество функцийи по некоторым оценкам, входит в пятерку самых востребованных в мире. Многочисленные и многообразные обязанности современного секретаря (помощника) руководителя можно подразделить на две большие группы:
- функции по документационному обеспечению управления;
- функции по бездокументному обслуживанию руководителя.
Ни одно учреждение, организация, предприятие, фирма не могут существовать без специалиста, осуществляющего документационную и организационно-распорядительную деятельность.
Особая близость секретаря (помощника)руководителя к информации фирмы и лично к руководителю организации накладывает на него особую ответственность и обязывает его быть лояльным к организации и руководителю.
Не секрет, что конкурентам будет ценна информация о преуспевающей компании, ее преимуществах, решениях, технологиях, стратегиях развития, ключевых сотрудниках, руководителе, и любая другая информация конфиденциального характера, к которой в силу своей деятельности секретарь (помощник) руководителя имеет доступ. Поэтому секретарь (помощник) должен быть не только порядочным и преданным организации и руководителю, но и быть профессионально подготовленным к проискам конкурентов, уметь отличать здоровый интерес партнеров от методов получения информации конкурентами.
Секретарь(помощник) руководителя, как правило, – первый человек, с которым сталкивается пришедший в компанию человек; первый, чей голос слышит звонящий по телефону, и т.д. Через секретаря(помощника) руководителя проходят важнейшие коммуникации в самой компании. Поэтому от того, насколько уверенно, дипломатично и презентабельно выглядит и ведет себя секретарь (помощник)руководителя, потенциальные партнеры компании могут сделать вывод относительно состояния дел в компании, внутреннего психологического климата, успешности и стабильности всей компании.
Должным образом подготовленный секретарь (помощник)руководителя представляет собой как бы координирующий центр, связующее звено между руководителем и подчиненными. Будучи в известной степени организатором рабочего дня своего руководителя, принимая на себя решение многих вопросов и деятельно участвуя в реализации его решений, помощник сокращает объем работы руководителя, и освобождает его от выполнения технических функций.
Для решения столь сложных и многогранных задач секретарь (помощник)руководителя должен быть профессионалом высокого класса,должен хорошо знать отраслевую специфику организации.Кроме умения работать с документами, владения навыками реферирования, офисной техникой и офисными программами, он должен быть хорошим коммуникатором, уметь слушать и убеждать, использовать в общении деловой этикет, владеть своей речью, уметь работать в режиме многозадачности, активно мыслить, знать иностранные языки и др.
Секретари (помощники) руководителя работают во всех отраслях, их деятельность является общеотраслевой, они являются важным звеном в системе обеспечения управления предприятиями, организациями на каждом уровне.
Более подробно о требованиях рынка труда к современному секретарю и помощнику руководителя, а также об отличиях в их деятельности мы расскажем в следующей статье.
Л. П. Хлюснева
Председатель Совета по профессиональным квалификациям
офисных специалистов и вспомогательных
административных работников,
Директор Национальной ассоциации
офисных специалистов и административных
работников